SMILE est un système de gestion en ligne des publics en mobilité internationale entrante développé par les universités de Caen et Strasbourg. Il vise à dématérialiser les procédures administratives liées aux mobilités encadrées entrantes, à améliorer le suivi et la gestion de ces mobilités et à participer à la bonne mise en œuvre de la Charte Erasmus Without Paper. Cet outil, mis à disposition de tous les établissements de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, est prévu pour être pleinement adaptable et intégrable aux différentes configurations contraintes par l’organisation interne des établissements.
Les procédures intégrées dans SMILE sont les suivantes : accès en ligne à l’offre de formation, édition du contrat pédagogique, validations sécurisées en ligne, conversion des notes et dépôt de pièces justificatives.
Historique
Tout commence en novembre 2021 lorsque l’association RISUP rencontre l’AMUE et l’Agence Erasmus+ France dans le but d’évoquer les obligations de digitalisation des procédures liées à la mobilité et la mise en place de PEGASE, le nouvel outil de gestion de scolarité du projet PC-Scol. C’est dans ce contexte qu’une enquête sur les systèmes d’information déployés dans les politiques des relations internationales a été faite auprès des 60 établissements adhérents du RISUP. Sur les 40 répondants, 6 établissements fonctionnent uniquement avec des tableurs Excel et 34 avec un fournisseur de systèmes d’information privé. Seuls 3 établissements disposent aujourd’hui d’une solution plus complète mais sans exploitation des données saisies. Pour l’établissement le plus avancé, la seule exploitation s’avère être l’édition d’un document papier, le « Online Learning Agreement », qui ensuite circule entre les différentes parties ou partenaires par courrier.
En décembre 2021, les universités de Caen Normandie et de Strasbourg répondent à l’appel à projets “Services numériques aux étudiants” du Ministère de l’Éducation Supérieur et de la Recherche et se voient attribuer une subvention pour le développement d’un Système de gestion en ligne des étudiants en mobilité internationale baptisé SMILE.
Objectifs
- Développer un outil numérique de scolarité, aujourd’hui manquant au niveau national, répondant aux spécificités de la mobilité internationale encadrée entrante (étudiants, stagiaires, doctorants, personnels…).
- Proposer un outil interopérable avec les différents systèmes d’information des établissements de l’éducation supérieur et de la recherche.
- Faciliter les démarches administratives de toutes les personnes en mobilité entrante en leur proposant un point d’entrée unique.
- Fiabiliser les informations saisies grâce à un système d’identification sécurisé.