Les universités de Caen Normandie et de Strasbourg ont développé SMILE, un logiciel accessible via un navigateur web, conçu pour dématérialiser des procédures administratives liées aux mobilités encadrées entrantes dans les établissements d’enseignement supérieur et de recherche français. Cet outil vise à simplifier le suivi et la gestion de ces mobilités, tout en répondant aux obligations de la Charte Erasmus Without Paper. Ce projet s’inscrit pleinement dans les objectifs du programme Erasmus+ 2021-2027, qui met l’accent sur la modernisation et la dématérialisation des procédures de relations internationales.

Procédures intégrées dans SMILE

• Accès facilité au catalogue de cours : Les étudiants peuvent consulter en ligne le catalogue des cours proposés par leur université d’accueil, y compris les descriptions détaillées, les crédits ECTS et le volume horaire, afin de construire leur contrat pédagogique.
• Édition et validation électroniques du contrat pédagogique : SMILE permet la génération automatique et digitalisée des contrats pédagogiques à partir des choix de cours et leur validation par les signataires via un processus entièrement en ligne.
• Dépôt dématérialisé des pièces justificatives : Les étudiants en mobilité peuvent télécharger directement leurs documents nécessaires à l’inscription et à la gestion de leur mobilité.

Avantages pour les universités partenaires

• Catalogue de cours personnalisé : SMILE offre un catalogue de cours adapté au profil des étudiants, leur permettant de trouver les cours accessibles à leur programme de mobilité. Les descriptions détaillées des cours assurent une meilleure compréhension.
• Échanges de données sécurisés : Grâce à l’intégration de la fédération eduGAIN, les connexions des utilisateurs sont sécurisées via les identifiants de leurs universités d’origine, éliminant le besoin de créer de nouveaux comptes et renforçant la fiabilité des données partagées.
• Simplification de la validation des contrats pédagogiques : Les partenaires internationaux peuvent valider facilement les contrats sans nécessiter d’accès complexe ou de compte dédié sur la plateforme, réduisant ainsi les contraintes administratives.
• Conformité avec les standards Erasmus+ : SMILE permet aux établissements de répondre aux exigences de modernisation et de numérisation imposées par le programme Erasmus+ 2021-2027, améliorant ainsi leur efficacité auprès des partenaires et étudiants internationaux.