SMILE intègre la fédération eduGAIN comme système d’identification, permettant aux utilisateurs de se connecter en utilisant le compte fourni par leur université d’origine. Cette intégration garantit une authentification sécurisée et simplifie l’accès à SMILE, en évitant la création d’identifiants spécifiques à l’outil.

Les + :

• Intégration de l’Identifiant Étudiant Européen (ESI) : L’intégration de l’ESI dans SMILE permet une identification unique et unifiée des étudiants, facilitant leur suivi tout au long de leur parcours de mobilité.
• Fiabilisation des informations : En utilisant la fédération eduGAIN, SMILE bénéficie d’une récupération automatique et fiable des données de chaque utilisateur, réduisant ainsi les risques d’erreurs et garantissant l’authenticité des informations.
• Simplification de l’accès : Les utilisateurs n’ont pas besoin de créer un nouveau compte pour accéder à SMILE, ce qui rend l’accès à SMILE plus rapide et élimine la gestion de mots de passe supplémentaires pour les utilisateurs.

Grâce à SMILE, l’étudiant en mobilité entrante a un accès en ligne au catalogue des cours de son université d’accueil. Il peut consulter l’ensemble des cours disponibles et sélectionner ceux qui correspondent à son cursus, ce qui lui permet de construire facilement son contrat pédagogique en fonction de ses besoins et objectifs académiques.

Méthodes d’importation
Pour s’adapter aux différents systèmes d’information existants, les établissements peuvent importer son offre de formation dans SMILE via différents moyens :

• Système de gestion de la scolarité par exemple, Apogée, Pégase, etc.,
• Fichier CSV pour un transfert de données rapide et simple,
• Saisie manuelle pour les ajustements ou cas particuliers.

Les + :

• Personnalisation en fonction du programme de mobilité : SMILE permet de gérer manuellement les cours réservés à certains programmes ou accessibles uniquement à des filières spécifiques, garantissant que seuls les cours appropriés sont proposés aux étudiants en fonction de leur programme de mobilité.
• Intégration des descriptifs de cours : Les descriptifs de chaque cours, incluant les crédits ECTS, le volume horaire et les prérequis éventuels, peuvent être intégrés directement dans le catalogue, fournissant aux étudiants toutes les informations nécessaires pour faire leurs choix.
• Mise à jour en temps réel : Dans le cas où SMILE serait connecté au système de gestion de la scolarité de l’établissement, le catalogue est mis à jour régulièrement (choix de la récurrence de la mise à jour personnalisable) offrant ainsi aux étudiants les informations les plus récentes.

Grâce à SMILE, l’étudiant peut construire et soumettre son contrat pédagogique en ligne, de la sélection des cours dans le catalogue jusqu’à la validation électronique par toutes les parties prenantes. Ce processus entièrement dématérialisé simplifie et accélère la création des contrats pédagogiques, assurant une meilleure coordination entre l’étudiant, l’université d’accueil et l’université d’origine.

Les + :

• Validation électronique sécurisée : Tous les signataires (la liste des signataires et l’ordre de validation peuvent être personnalisés) peuvent valider électroniquement le contrat pédagogique directement sur SMILE, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer ou de numériser des documents, et garantissant une traçabilité fiable des validations.
• Calcul automatique des crédits ECTS : SMILE calcule automatiquement le total des crédits ECTS en fonction des cours sélectionnés, permettant aux étudiants de vérifier en un coup d’œil qu’ils respectent les exigences de leur programme.
• Répartition par composante majeure/mineure : Le logiciel permet de calculer automatiquement le pourcentage des crédits dans chaque composante (majeure et mineure) pour garantir un équilibre conforme aux exigences de l’établissement d’accueil.
• Historique et suivi des modifications : SMILE enregistre chaque modification apportée au contrat pédagogique, permettant ainsi aux étudiants et aux gestionnaires de suivre l’évolution des choix de cours et des validations. Ce suivi contribue à une gestion plus transparente et facilite les ajustements en cas de changements.

SMILE permet aux gestionnaires de mobilité de suivre facilement les démarches administratives des étudiants en mobilité entrante et leur offre une vue complète sur l’état d’avancement de chaque dossier. Cet outil centralise toutes les informations et étapes du processus, facilitant la gestion de chaque parcours étudiant.

Les + :

• Gestion décentralisée : SMILE offre la possibilité d’attribuer la gestion d’une ou plusieurs composantes à différents gestionnaires. Cela permet de s’adapter aux établissements ayant une gestion décentralisée des mobilités internationales.
• Suivi global et individualisé : Le logiciel fournit un tableau de bord global pour une vue d’ensemble sur tous les dossiers en cours, ainsi qu’un suivi détaillé de chaque étudiant. Les gestionnaires peuvent ainsi consulter l’avancement de chaque étape du dossier, identifier les démarches en attente et intervenir rapidement en cas de besoin.
• Récupération et vérification des documents : SMILE permet aux gestionnaires de récupérer facilement tous les documents déposés par l’étudiant. Cette centralisation des documents facilite la vérification et le suivi des dossiers, tout en éliminant le besoin de manipuler des fichiers papier.
• Notifications automatiques : SMILE envoie des notifications automatiques par mail aux étudiants et aux gestionnaires pour rappeler les actions en attente ou signaler l’avancement d’une étape.

SMILE intègre un module d’Egracon, conçu pour faciliter la conversion des notes entre différents systèmes de notation. Cet outil permet aux gestionnaires de traduire, à titre indicatif, les notes “françaises” dans le système de notation du pays d’origine de l’étudiant, assurant ainsi une meilleure compréhension.

Les + :

• Conversion simplifiée des notes : Le module Egracon aide les gestionnaires à traduire les notes françaises dans le système de notation du pays d’origine des étudiants.
• Amélioration de la compréhension des systèmes de notation : L’outil permet aux étudiants internationaux de mieux comprendre le système de notation français en offrant une comparaison claire avec le système utilisé dans leur pays d’origine.