Historique du projet
Tout commence en novembre 2021, lorsque l’association RISUP rencontre l’AMUE et l’Agence Erasmus+ France pour aborder les enjeux croissants de la digitalisation des procédures administratives liées à la mobilité internationale des étudiants.
Dans ce contexte, une enquête sur les systèmes d’information utilisés pour gérer les politiques de relations internationales a été menée auprès des 60 établissements membres du RISUP. Sur les 40 établissements ayant répondu, une grande disparité est observée dans les outils employés. En effet, 6 établissements se contentent de tableurs Excel pour gérer leurs processus, tandis que 34 autres utilisent des solutions proposées par des prestataires privés. Toutefois, seule une minorité, à savoir 3 établissements, dispose d’une solution plus avancée. L’établissement le plus en avance permet certes la création du contrat pédagogique en ligne, mais celui-ci reste un document qui circule ensuite par courrier entre les différentes parties prenantes, limitant ainsi l’exploitation des données et l’efficacité du processus.
Face à ce constat, les universités de Caen Normandie et de Strasbourg décident, en décembre 2021, de répondre à l’appel à projets « Services numériques aux étudiants » lancé par le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Grâce à une proposition innovante, le projet obtient une subvention pour développer un système de gestion en ligne des étudiants en mobilité internationale, baptisé SMILE. Ce projet ambitieux vise à améliorer le suivi et la gestion des mobilités encadrées entrantes en proposant une solution numérique flexible, permettant de dématérialiser les procédures administratives et d’assurer un suivi précis et fluide des parcours des étudiants internationaux.
La phase de développement de SMILE débute en mars 2022. Elle est marquée par une série d’échanges et de tests en collaboration avec le groupe de travail dédié à la digitalisation du RISUP et les établissements porteurs du projet. Ces établissements participent activement à la définition des fonctionnalités et aux ajustements de l’outil, afin de s’assurer qu’il réponde aux besoins spécifiques de la gestion des mobilités internationales entrante. Les tests menés permettent d’identifier et de résoudre des défis techniques, d’optimiser l’interface utilisateur et d’améliorer la performance de l’application. Le projet se concrétise en juillet 2024 avec la mise en ligne du mode On-premise de l’application, permettant aux établissements de déployer et de gérer SMILE sur leurs propres infrastructures. En septembre 2024, le mode SaaS (Software as a Service) est lancé, offrant aux établissements la possibilité d’utiliser SMILE en mode hébergé, réduisant ainsi les besoins en infrastructure et en maintenance.
La suite
Après le lancement de SMILE en 2024, le projet ne s’arrête pas là et entre désormais dans une phase de maintenance active et d’améliorations continues. Cette phase est essentielle pour garantir la pérennité de l’outil et pour s’assurer qu’il continue de répondre aux besoins évolutifs des établissements d’enseignement supérieur et des étudiants en mobilité internationale entrante.
La maintenance de SMILE repose sur les retours d’expérience des utilisateurs qui permettront aux équipes de développement d’assurer la stabilité de l’application et d’apporter rapidement des corrections en cas de problèmes techniques. Des mises à jour régulières seront effectuées pour améliorer la sécurité, la performance et l’ergonomie de la plateforme.